¿Las fotos o vídeos son métodos válidos para registrar la jornada laboral?

Para resolver todas las dudas, en este artículo aclaramos si las imágenes sirven como método legal de fichaje, qué límites establece la normativa y qué soluciones válidas deben usar las empresas para cumplir la ley sin riesgo de sanción.

Las fotos o vídeos no cumplen por sí solos los requisitos legales del registro horario digital. ¿Los motivos?

No garantizan trazabilidad.

No generan un registro inmutable y son muy fácilmente manipulables.

No acreditan de forma automática las horas de inicio, fin, pausas ni horas extra.

No ofrecen un formato homologado para inspección.

Una imagen solo demuestra presencia en un instante, pero no una actividad laboral constante.

Las imágenes o vídeos sí pueden utilizarse como refuerzo o prueba complementaria, nunca como sustituto de un sistema de fichaje digital.

Pueden ser útiles o incluso necesarios cuando:

Hay trabajadores en constante movimiento (reparto, técnicos de campo, comerciales).

La empresa quiere verificar la identidad sin recurrir a biometría (prohibida por el CEPD).

Existen actividades donde es importante acreditar presencia puntual (aperturas/cierres, visitas técnicas, entregas).

La empresa necesita documentar las incidencias, como accesos a zonas restringidas o validación de tareas.

Un vídeo en directo en el que se vea al trabajador en su puesto de trabajo tampoco se considera un fichaje válido por sí mismo. Aunque confirma que el trabajador está en un lugar concreto en un momento concreto, no sustituyeel registro horario digital, porque:

No acredita la duración total de la jornada.

No distingue pausas ni tiempos improductivos.

No cumple por sí mismo requisitos de conservación, integridad o auditoría.

No genera automáticamente un registro accesible para Inspección.

El vídeo puede servir como evidencia complementaria, pero nunca como sustituto del sistema oficial.

Un paso más avanzado que las imágenes o los vídeos en el control horario laboral es el uso del reconocimiento facial, común en países como Estados Unidos o China.

Sin embargo, en Europa el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) ha prohibido el uso de la biometría, y por ende del reconocimiento facial, como método de control de acceso o registro laboral. En España, la AEPD ha seguido los mismos pasos.

La prohibición se cimenta en que los datos biométricos se consideran datos especialmente protegidos y requieren protección especial. No sirve con tener el consentimiento del usuario y es necesario que lo autorice una norma con rango de ley.

Se requieren soluciones de fichaje por software/app, QR, PIN o con terminales físicos que permitan el acceso remoto de Inspección de Trabajo y que garanticen la trazabilidad, inmutabilidad y conservación de los datos durante 4 años.

Para pequeñas empresas existen suites de recursos humanos que cuentan con aplicaciones para control horario, por ejemplo Kronjop de las que más destaca con excelentes valoraciones de los clientes y muy buena relación calidad-precio.

Las organizaciones más grandes suelen usar plataformas como Harvest que están integradas con auditoría, firma digital, control multicentro y sincronización con RRHH, nóminas o ERP.