Por qué unir archivos PDF puede revolucionar tu organización digital

Con el avance tecnológico, es cada vez más común almacenar archivos de forma digital. Lo que antes se limitaba a bibliotecas y almacenes, pasó a disquetes, DVDs, CDs y, más tarde, a pendrives, hasta llegar al almacenamiento en la nube. Hoy en día, todo puede guardarse en línea, sin riesgo de pérdida ni problemas técnicos.

Sin embargo, esto también ha traído consigo un aumento en el volumen de información almacenada. La posibilidad de guardar datos en la nube generó una especie de ansiedad por conservar cada vez más documentos, sin importar si son útiles o no. Este comportamiento provocó una acumulación desenfrenada de archivos y terminó causando caos y desorganización.

Además, también incrementó los costos necesarios para mantener y guardar una gran cantidad de datos. Esto se debe a que el almacenamiento en la nube se ha monetizado con el tiempo. Por tanto, para almacenar más archivos hoy, es necesario pagar más. El almacenaje gratuito se ha vuelto bastante limitado.

Según el Instituto Nacional de Estadística INE España, el 61% de las empresas experimentan pérdidas de documentos. Esto significa que, incluso con almacenamiento digital y permanente, todavía existe una falla al momento de identificar y localizar archivos. Esto sucede porque, en la mayoría de los casos, los documentos no están vinculados entre sí, lo que facilita su pérdida por diversas razones.

Es cierto que se pueden crear carpetas y directorios específicos para ciertos documentos, pero también es necesario clasificarlos de otras maneras. Instituciones como hospitales, escuelas y tribunales cuentan con amplias bases de datos. Esto incluye información sobre múltiples personas, casos y recursos, lo que destaca la necesidad de una catalogación eficiente.

Historias clínicas, contratos y matrículas, cuando se almacenan de forma aislada, tienden a extraviarse. Así, incluso con una identificación adecuada, muchas organizaciones fracasan al intentar encontrar estos archivos. No obstante, ya existe una solución práctica y sencilla para este problema: hoy puedes combinar diferentes archivos PDF sin dificultad.

Unir archivos PDF online hoy es muy sencillo. Herramientas como PDFelement Online eliminan la necesidad de instalar programas complejos y ayudan a optimizar el tiempo. Teniendo en cuenta que hay perjuicios por no combinar archivos PDF, también es importante destacar los beneficios que trae consigo esta acción. A continuación, describimos algunos de ellos:

1. Organización simplificada

Una oficina redujo en un 40% el tiempo de gestión documental al unir sus archivos PDF. Este tipo de dato evidencia cómo esta práctica puede ahorrar tiempo y esfuerzo, facilitando los procesos y mejorando el funcionamiento general de los sistemas. Como resultado, se optimiza el servicio, la operación de la institución mejora y la gestión de archivos y datos se vuelve mucho más sencilla.

2. Ahorro de espacio en la nube

A medida que crece el volumen de archivos digitales en la nube, también crece la oferta de espacio adicional de pago. Esto significa que el almacenamiento gratuito es cada vez más limitado, lo cual obliga a las organizaciones a realizar un gasto significativo si desean ampliar su capacidad. En este sentido, un único documento combinado puede ser hasta un 25% más pequeño que la suma de muchos por separado.

3. Cumplimiento normativo

Reducir la cantidad de archivos sueltos también disminuye las probabilidades de infringir normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Así que, unir diferentes archivos PDF también aporta a la seguridad de la información, ayudando a evitar filtraciones que podrían ocasionar diversos problemas. Es importante recordar que los desórdenes en la organización de documentos son una de las principales causas de fugas de datos.

4. Facilidad para imprimir y compartir

Ya sea un informe académico o contratos corporativos, hay muchos archivos que resultan más ventajosos cuando se imprimen en conjunto. Sin embargo, buscar diferentes documentos para imprimir puede llevar tiempo y requerir una búsqueda minuciosa. Por eso, combinarlos también facilita una impresión y un intercambio más prácticos.

Manejar muchos archivos puede ser una tarea ardua. Los documentos PDF están diseñados para contribuir con la organización y facilitar el acceso a información. No obstante, si no hay una compresión adecuada ni una agrupación de datos en un solo archivo, la búsqueda se vuelve ineficiente. Estos son los 3 problemas más graves de trabajar con múltiples PDF:

1. Pérdida diaria de tiempo

Se estima que los profesionales gastan alrededor de 2 horas por semana solo buscando archivos. Optimizar el tiempo de búsqueda debe ser un factor clave al decidir cómo organizar y ordenar los documentos.

En la mayoría de las instituciones, el tiempo no solo es dinero, sino que también representa un mejor servicio, mayor calidad en la atención y practicidad en la recopilación y distribución de información. Por ello, la pérdida de tiempo perjudica el funcionamiento y la calidad del servicio en general.

2. Riesgos de seguridad y cumplimiento del GDPR

Tener archivos dispersos incrementa las probabilidades de filtraciones, lo que puede derivar en multas de hasta €20 millones según el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Cuidar los datos debe ser siempre una prioridad, por eso existe esta ley, cuyo objetivo es garantizar la seguridad y preservar la información de personas, empresas e instituciones.

No contar con los documentos organizados, ya sea en carpetas específicas o mediante la fusión de archivos PDF, aumenta el riesgo de pérdida. Esto puede deberse a una eliminación accidental o a una fuga de información. En este segundo caso, la institución podría enfrentarse a complejos procesos legales.

3. Colaboración ineficiente

Según Red.es, el 70% de los españoles comparten versiones erróneas de documentos. Es decir, al intentar enviar un PDF, terminan compartiendo otro por error. Si una persona desea, por ejemplo, enviar un contrato, podría terminar enviando solo un anexo. Esto no ocurriría si la información estuviera fusionada en un solo archivo. Así, se simplifica el acceso a todo el material necesario abriendo un único elemento.

El envío ágil y práctico de documentos es altamente valorado, considerando que la rapidez es esencial en el entorno digital. Es fundamental actuar con agilidad al buscar, compartir y gestionar archivos. Por eso, no optar por combinar los PDF puede ralentizar el servicio y generar errores o envíos incorrectos.

PDFelement Online ha demostrado ser el entorno ideal para combinar distintos archivos PDF. Esta herramienta ofrece múltiples beneficios para sus usuarios, entre ellos:

• Plataforma 100% online y gratuita: Al ser completamente online, permite su uso sin necesidad de instalar ningún software. Además, es compatible con navegadores como Chrome, Safari y Edge. El costo tampoco es una preocupación, ya que la plataforma es completamente gratuita para sus usuarios.

• Interfaz intuitiva: Muchos usuarios, especialmente aquellos menos familiarizados con la tecnología, tienen dificultades al utilizar herramientas de edición y conversión de documentos. Sin embargo, esta plataforma es muy fácil de usar: basta con arrastrar y soltar los archivos, e incluso permite una vista previa antes de unirlos.

• Cifrado avanzado: El GDPR exige estándares específicos de seguridad y cifrado.

Al elegir una buena plataforma para fusionar archivos PDF, es importante considerar los beneficios que ofrece cada una de las más destacadas en el mercado. Observando de cerca, no es difícil notar que PDFelement Online representa la mejor alternativa, ya que brinda un servicio práctico, rápido, gratuito y sin necesidad de instalación, además de un soporte y asistencia eficientes.

Si deseas unir PDF online, esta es una tarea bastante sencilla. Y puede ser aún más fácil si sigues el paso a paso que se indica a continuación, que se resume en 3 puntos básicos, utilizando Wondershare PDFelement Online.

• Paso 1: Selecciona los archivos para combinar. Puedes arrastrar un archivo o elegirlo desde tu biblioteca;

• Paso 2: Ajusta el orden de los documentos con arrastrar y soltar. De este modo, puedes definir qué archivo deseas que se visualice primero y organizar mejor el documento final;

• Paso 3: Descarga el PDF unificado o guárdalo en la nube. Puedes hacerlo directamente desde tu móvil, computadora, tableta o portátil.

Siguiendo estos pasos, en solo unos minutos podrás tener tus archivos mucho mejor organizados. Así, tu día a día y el funcionamiento de tu institución serán más eficientes. Esto garantiza mayor éxito, menos problemas legales o de percepción, y promueve un ahorro tanto de dinero como de tiempo.

En España existen varios ejemplos de casos de éxito, donde la unificación de archivos ha contribuido a una mayor eficiencia en los sistemas y servicios ofrecidos. Por lo tanto, combinar PDF se presenta cada vez más como una excelente opción.

Los beneficios de fusionar archivos PDF no son pocos. Se reduce el tiempo de trabajo, aumenta la seguridad y los documentos se vuelven más coherentes y accesibles. Además, permite una impresión más rápida, una mejor lectura de PDF y un intercambio ágil.

En general, el espacio ocupado también es menor, lo que garantiza no solo poco consumo de almacenamiento, sino también un ahorro financiero real. ¡Prueba PDFelement Online y transforma tu gestión documental hoy mismo!